Unsere Tipps für erfolgreiche Onlinemeetings

• Welche Art von Onlinemeeting passt am Besten zur Ihrer Gruppe?
• Wer sollte das Meeting leiten und wer sollte teilnehmen?
• Wann sollten Sie ein Meeting planen, damit möglichst viele Personen teilnehmen?
• Wo sollten Sie Ihr Meeting abhalten?
• Wie veranstalten Sie ein erfolgreiches Onlinemeeting?

Bevor wir uns diesen Fragen widmen, beantworten wir zunächst die wichtigste: Warum?

• Ermöglichen Sie die ortsunabhängige Teilnahme. So senken Sie die Reisekosten und verringern den Aufwand, der erforderlich ist, um alle Beteiligten im Büro zusammenzubringen.
• Stellen Sie eine Aufzeichnung des gesamten Meetings zur Verfügung – ohne Missverständnisse zwischen den Teilnehmern.
• Ermöglichen Sie die einfache Freigabe von Informationen für ein ganzes Team oder eine Abteilung, um unnötige Wiederholungen und zusätzliche Meetings zu vermeiden.
• Ermöglichen Sie die schnelle, zuverlässige, sofort verfügbare Kommunikation mit Kunden und Partnern auf der ganzen Welt.

Reine Audiomeetings

Einzelne Audiomeetings eignen sich bestens für kurze Sitzungen zur Auffrischung, für die weder WLAN noch Video- oder Bildschirmfreigabe-Funktionen erforderlich sind. In diesen Meetings können Sie beispielsweise einige kleinere Punkte diskutieren, wichtige Unternehmensnachrichten verkündigen oder Teammitglieder über eine Änderung der Abläufe in Kenntnis setzen. Notieren Sie sich, wer an dem Meeting teilnimmt, um später darauf zugreifen zu können.

Videokonferenzen

Ein Onlinemeeting mit Video kann hilfreich sein, wenn es sich um eine kleine, verstreute Gruppe oder ein virtuelles Einzelgespräch mit einem Kunden handelt. Videokonferenzen schaffen ein größeres Vertrauensverhältnis zwischen den Meeting-Teilnehmern und stärken die Kommunikation, da seltener Missverständnisse auftreten.

Die geeignete Person als Leiter eines Meetings festzulegen, kann eine Herausforderung darstellen. Bei dem idealen Leiter muss es sich nicht immer um die dienstälteste Person handeln. Entscheiden Sie sich für jemanden, der weiß, wie man ein Meeting effektiv leitet – ein Organisationstalent, das gerne in der Öffentlichkeit spricht und das Meeting am Laufen hält.

Verantwortung zu delegieren ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt für den reibungslosen Ablauf eines Meetings. Bestärken Sie den Organisator darin, bestimmte Aufgaben abzugeben – beispielsweise eine Liste mit den wichtigsten Punkten des Meetings zu führen, für den Fall, dass die Aufzeichnung fehlschlägt, oder die Verwaltung von Fragen und Antworten während des Meetings.

Die Auswahl der richtigen Zeit ist von großer Bedeutung, damit möglichst viele an dem Meeting teilnehmen können. Montags haben die meisten viel aufzuholen und freitags verlassen viele Mitarbeiter das Büro früher oder denken bereits an das Wochenende. Setzen Sie das Meeting möglichst in der Mitte der Woche und in einem Bereich zwischen 10 Uhr morgens und 14 Uhr an. Denken Sie daran, dass sich die Teilnehmer möglicherweise in unterschiedlichen Zeitzonen befinden.

Die Teilnahme fördern Sie am besten, indem Sie das Meeting weit im Voraus ankündigen und Erinnerungen versenden. Legen Sie deutlich dar, welchen Zweck das Meeting hat und wann es beginnt bzw. endet.

• Fernarbeitsplatz oder Homeoffice
• Geschäftsstandort in einer anderen Zeitzone
• Standort in einem Hotel, an einem Flughafen oder im Ausland

Hier einige Onlinemeeting-Tipps für eine ansprechende Präsentation:

• Nutzen Sie anschauliche Worte, besonders wenn Sie keine Grafiken zur Verfügung stellen.
• Geben Sie wichtige Informationen, Berichte und Kennzahlen auf dem Bildschirm frei.
• Nutzen Sie die Präsentation, um wichtige Punkte hervorzuheben, doch lesen Sie nicht ab.
• Vermitteln Sie Informationen kurz und prägnant.
• Vermeiden Sie Ablenkungen oder Unterbrechungen, die den Ablauf des Meetings stören könnten.

Fördern Sie am Ende des Meetings den Austausch, indem Sie eine offene Diskussion oder eine strukturierte Sitzung mit Fragen und Antworten abhalten.

Verschicken Sie nach dem Onlinemeeting immer eine zusammenfassende E-Mail an alle Teilnehmer. Rekapitulieren Sie die Sitzung mit den wichtigsten Highlights sowie Schlussfolgerungen oder Entscheidungen, zu denen Sie gekommen sind. Versenden Sie wenn möglich eine Aufzeichnung oder eine Transkription des Gesprächs.

Da Sie jetzt alle wichtigen Tipps für Onlinemeetings sowie deren Vorteile kennen, sind Sie bereit, eine erfolgreiche und ansprechende Videokonferenz zu planen, zu organisieren und durchzuführen.