Ein erfolgreiches Meeting beginnt schon lange bevor die Teilnehmer:innen den virtuellen Raum betreten. Die Vorbereitung von Meetings ist von entscheidender Bedeutung, nicht nur, um die Zeit produktiv zu nutzen, sondern auch, um von Anfang an eine kooperative Atmosphäre zu schaffen. Dank der neuen intelligenten Funktionen von GoTo Meeting lassen sich Meetings jetzt schneller, einfacher und effektiver als je zuvor planen.
Gehen wir nun darauf ein, wie GoTo Meeting Ihre Meeting-Vorbereitung mit optimierter Zeitplanung und proaktiver Zusammenarbeit verbessert.
Tipp 1 Meetings mühelos planen und teilen
Schluss mit verwirrenden E-Mail-Ketten und widersprüchlichen Kalendereinladungen: Mit der nahtlosen Kalenderintegration von GoTo Meeting können Sie Meetings ganz einfach direkt aus Microsoft Outlook, Google Calendar oder der GoTo-App planen.
- Sofortige Terminplanung: Richten Sie einmalige oder wiederkehrende Meetings mit nur wenigen Klicks ein.
- Automatisierte Einladungen: Fügen Sie jeder Einladung Einwahl- und VoIP-Optionen, Besprechungsthemen, Tagesordnungen und benutzerdefinierte Meeting-Links hinzu.
- Intelligente Zeitzonen: GoTo Meeting erkennt automatisch die besten Zeiten für globale Teilnehmer:innen und schlägt sie vor, damit sie für alle passen.
Tipp 2 Zusammenarbeit vor der Sitzung und sichere Datenfreigabe
Die Vorbereitung sollte nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden. Mit GoTo Meeting können Teams schon vor Beginn eines Meetings zusammenarbeiten.
- Hängen Sie Tagesordnungen, Dokumente und Präsentationen direkt an Ihre Meeting-Einladung an, damit sich alle Teilnehmer:innen darauf vorbereiten können.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion zu Beitreten vor dem Host, damit sich Teilnehmer:innen schon vor Ihrem Beitritt austauschen und vorbereiten können.
- Teilen Sie relevante Links und Dateien sicher über den integrierten Chat.
Nr. 3 Geräte- und Verbindungstests per Mausklick
Technische Pannen können ein Meeting zum Scheitern bringen, bevor es überhaupt begonnen hat. Mit den technischen Tools zur Meeting-Vorbereitung von GoTo Meeting fühlen sich alle zuversichtlich und bereit.
- Equipment-Tests vor dem Meeting: GoTo Meeting bietet Audio- und Videotest für Teilnehmer:innen per Mausklick, die überprüft, ob Kamera, Lautsprecher und Mikrofon bereit sind.
- Browser- und App-basierter Zugang: Melden Sie sich über den Webbrowser, die Desktop-App oder die mobile App an.
- Sicherheit und Zugänglichkeit: Die Sitzungen sind verschlüsselt und werden mit Untertiteln versehen, damit alle vollumfänglich teilnehmen können.
Tipp 4 Die Weichen für den Erfolg stellen
Ein gut vorbereitetes Meeting ist ein produktives Meeting. GoTo Meeting ermöglicht Ihnen Folgendes:
- Versenden automatischer Erinnerungen und Nachverfolgung von Zusagen
- Zuweisen von Mitorganisator:innen, die den Ablauf und die Organisation des Meetings unterstützen
- Organisieren wiederkehrender Meetings: Alle wiederkehrenden Meetings verwenden denselben Link und dieselben Einstellungen. So wissen die Teams genau, wo sie sich jedes Mal treffen.
Perfekte Meetings mit GoTo Meeting durchführen
Moderne Meetings erfordern mehr als einen einfachen Videoanruf. Mit GoTo Meeting bereiten Sie Ihr nächstes Meeting intelligenter, einfacher und sicherer vor. Von der Planung und Freigabe wichtiger Dokumente im Voraus bis hin zur Sicherstellung eines nahtlosen, pünktlichen Beginns – mit GoTo Meeting sind alle Teilnehmer:innen informiert, engagiert und bereit für die Zusammenarbeit. Sind Sie bereit, das Rätselraten bei der Vorbereitung von Meetings abzuschaffen?