Vielleicht veranstalten Sie zum ersten Mal eine Videokonferenz. Oder vielleicht fragen Sie sich, warum Sie in Ihrer letzten Videokonferenz nichts erreicht haben. Hier sind Sie auf jedem Fall am richtigen Ort.
Mit unserer Liste mit acht Tipps und Best Practices für Videokonferenzen sorgen Sie dafür, dass Ihr nächstes Online-Meeting reibungslos und produktiv verläuft. Und das Beste daran: Ihre Kolleg:innen werden nicht wütend darüber sein, gerade 60 Minuten ihres Lebens verschwendet zu haben.
Diese Best Practices für Videokonferenzen basieren auf dem hart erarbeiteten Wissen Tausender GoTo-Kund:innen, die die Veranstaltung produktiver Online-Meetings gemeistert haben. Sie wissen, was vor, während und nach einer erfolgreichen Videokonferenz zu tun ist.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und lernen Sie von ihren Erfahrungen.
VOR DEM MEETING
Eines. Festlegen eines Ziels und einer Agenda
Versuchen Sie nicht, Ihre Videokonferenz ohne einen Plan abzuhalten. Sie werden sich lediglich verrennen und alle anderen mit sich nehmen.
Schreiben Sie auf, was vor Ende Ihrer Videokonferenz geschehen muss. Braucht Ihr Team klare Anweisungen für die nächste Phase eines Projekts? Benötigen Sie alle relevanten Fakten für einen Statusbericht an die Führungsebene? Legen Sie ein Ziel fest, das klar, spezifisch und realisierbar ist.
Als Nächstes sollten Sie eine Agenda erstellen. Die klassische Zielsetzungsstrategie besteht darin, sich das gewünschte Ergebnis vor Augen zu führen und von dort aus rückwärts zu arbeiten. Welche Schritte müssen in welcher Reihenfolge durchgeführt werden, um Ihr Ziel zu erreichen? Diese Schritte sind die einzelnen Punkte Ihrer Agenda.
Tipp 2 Verteilen Sie Rollen
Es gibt nichts Schlimmeres, als in einer Videokonferenz festzusitzen, in der man das Gefühl hat, überhaupt nicht benötigt zu werden, oder die sich auch mit einigen E-Mails hätte klären lassen.
Das wird nicht passieren, wenn alle Teilnehmer:innen eine Aufgabe zu erledigen haben. Nehmen wir an, Sie treffen sich zu einem Meeting, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wissen, wie sie eine neue Funktion in Ihrem Produktivitätssoftwarepaket verwenden. Sie brauchen eine Person, die die Software während des Meetings live vorführt. Seien Sie bei der Auswahl dieser Person wählerisch. Beauftragen Sie ein:e Kolleg:in, dem:der Sie vertrauen (und beauftragen Sie eine Ersatzperson, falls Ihre erste Wahl nicht am Meeting teilnehmen kann).
Geben Sie in Ihrer Meeting-Ankündigung allen Teilnehmer:innen eine klare Vorstellung von den Zielen, der Agenda und den Aufgaben, die sie übernehmen sollen. Wenn die Teilnehmer:innen vor dem Meeting eine Richtlinie einsehen sollen, stellen Sie diese zur Verfügung.
Tipp 3 Legen Sie die Sitzungsordnung fest
Eine Videokonferenz erfordert eine klar definierte Struktur. Zum Beispiel benötigen Sie wahrscheinlich eine Einführung, in der Sie Ihre Ziele, Aufgaben und Erwartungen darlegen, gefolgt von einer Diskussionszeit, einer Frage- und Antwortrunde und einer Zusammenfassung.
Vielleicht sprechen Sie in Ihrer Videokonferenz mit einem:einer Expert:in. Ihr Protokoll sollte die Fragen enthalten, die Sie stellen möchten, und festlegen, wer die Fragen stellt.
Sie sollten eine Person beauftragen, Notizen zu machen oder das Meeting für eine spätere Niederschrift aufzeichnen. Sie sollten festlegen, ob die Teilnehmer:innen während des Meetings ihre Telefone verwenden und Nachrichten beantworten dürfen.
Nr. 4 Ihre Videokonferenztechnologie prüfen
Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, wie Ihre Videokonferenzsoftware funktioniert. Sie müssen wissen, wie Sie die Teilnehmer:innen in die Besprechung einbeziehen und ihre Mikrofone bei Bedarf stummschalten können. Haben Sie Zugriff auf Live-Visualisierungsfunktionen wie Zeichnen und Hervorheben? Machen Sie sich damit vertraut, um sie in der Sitzung einsetzen zu können.
Finden Sie heraus, wie Sie den Bildschirm freigeben, Dokumente anhängen und die Chatfunktion nutzen können. Wenn Sie einen Laptop, ein Smartphone oder ein anderes Gerät für mobile Meetings verwenden, sollten Sie den Akku vollständig aufladen.
WÄHREND DES MEETINGS
Tipp 5 Die Rolle einer Führungskraft übernehmen
Live-Video ist das Herzstück einer Videokonferenz, daher müssen Sie im Meeting gepflegt und professionell auftreten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was die Leute hinter Ihnen sehen, wenn Ihre Webcam eingeschaltet ist. Denken Sie immer daran, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen möchten.
Vielleicht bevorzugen Sie aus Sicherheitsgründen einen digitalen Hintergrund. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass dieser nicht ablenkend wirkt. Ein auffälliger Hintergrund wirkt sich möglicherweise auf den Fortschritt des Meetings aus.
Einige Teilnehmer:innen lassen ihre Kameras in Meetings lieber ausgeschaltet, entweder aus Datenschutzgründen oder um ihre Bandbreite zu schonen. Das sollten Sie diesen Teilnehmer:innen ermöglichen.
Tipp 6 Das Meeting leiten
Bleiben Sie ruhig und zeigen Sie Selbstbewusstsein. Sprechen Sie deutlich und in einem angemessenen Tempo. Versuchen Sie, Ihre Agenda nicht zu schnell abzuarbeiten.
Vergewissern Sie sich, dass sich alle Teilnehmer:innen der ihnen zugewiesenen Aufgaben bewusst sind, und gehen Sie auf alle Punkte in Ihrer Agenda ein. Stellen Sie sicher, dass alle Fragen gestellt werden können.
Der vielleicht schwierigste Teil eines Meetings besteht darin, zu verhindern, dass es durch Ablenkungen oder langatmige Beiträge aus der Bahn gerät. Versuchen Sie, das Gespräch konsequent wieder auf Ihre Ziele und Ihre Agenda zu lenken.
Nr. 7 Eine Aufzeichnung erstellen und die Zeit im Auge behalten
In Videokonferenzen wird tatsächlich immer noch mitgeschrieben. Aber vielleicht finden Sie es einfacher, Ihr Meeting aufzuzeichnen und ein automatisiertes, KI-generiertes Protokoll Ihrer Besprechung zu erstellen. Das Transkript ist vielleicht nicht perfekt, aber die KI sollte intelligent genug sein, um die wichtigsten Details zu erfassen.
Kündigen Sie unbedingt an, dass die Sitzung aufgezeichnet wird (in einigen US-Staaten ist es gesetzlich vorgeschrieben, die Erlaubnis der Teilnehmer:innen einzuholen, um sie aufzuzeichnen).
Behalten Sie die Zeit im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeit in der vorgesehenen Zeit abschließen.
NACH DEM MEETING
Nr. 7 Follow-Up
Setzen Sie sich einige Tage später mit den Videokonferenzteilnehmer:innen in Verbindung, um sich zu vergewissern, dass sie Fortschritte bei der Erreichung des Ziels machen, das der Anlass für das Treffen war. Wenn in der Videokonferenz weitere Schritte festgelegt wurden, sollten Sie diese in Ihre Follow-up-Nachrichten aufnehmen.
Und vergessen Sie nicht, dass einige Personen nicht in der Lage sein werden, an dem Meeting teilzunehmen. Ihre Follow-up-Nachricht wird sie über alles, was in der Sitzung erreicht wurde, auf den neuesten Stand bringen.
Wenn Sie eine Liste mit Tipps und Best Practices für Videokonferenzen benötigen, laden Sie die GoTo Meeting Organizer and Presenter Checklist herunter.